Ўкола AutoCAD

ѕубликуемый далее материал размещен на сайте на правах рекламы.

Ёлектронное согласование договоров

—огласование договоров €вл€етс€ одной из наиболее востребованных функций системы электронного документооборота. ѕрименение данной функции позвол€ет значительно сократить сроки согласовани€ договоров и снизить затраты на печать и бумагу. ќсобенно заметно сокращение сроков согласовани€ договоров и издержек в организаци€х с территориально распределЄнной структурой. Ќо и в небольших организаци€х внедрение электронного согласовани€ договоров позвол€ет эффективнее использовать внутренние ресурсы.

—огласование договоров в электронном виде имеет р€д особенностей, которые необходимо учитывать при прин€тии решени€ о внедрении системы электронного согласовани€ договоров.

—огласование договоров делитс€ на согласование исход€щих и согласование вход€щих договоров. »сход€щие договора, это, как правило, доходные договора, которые готов€тс€ в организации. ¬ход€щие договора, это, как правило, расходные договора, которые поступают в организацию в бумажном или электронном виде. ¬ системе электронного документооборота необходимо отдельно регистрировать и согласовывать вход€щие и исход€щие договора. ƒл€ этого необходимо завести отдельные карточки и отдельные журналы договоров.

ѕри необходимости выполнить согласование договора, поступившего в бумажном виде, возникает необходимость ввода отсканированного образа договора в систему электронного документооборота. ѕри больших объЄмах бумажных документов необходимо использовать потоковое сканирование, что требует наличи€ специального оборудовани€ в местах первичной регистрации документов. »спользование специального оборудовани€ необходимо дл€ быстрой оцифровки договоров и ввода их в систему. ≈сли мест ввода договоров в организации много, то обеспечение их оборудованием может стать серьЄзным преп€тствием на внедрении системы электронного согласовани€. ѕоэтому необходимо проанализировать и оптимизировать потоки документов. Ёто даст возможность организовать центры по регистрации и оцифровке договоров и других документов, что снизит затраты на внедрение системы электронного согласовани€.

’ранение больших объЄмов оцифрованных договоров накладывает дополнительные требовани€ на серверное и сетевое оборудование. Ќеобходимо предусмотреть возможность масштабировани€, например, увеличени€ дисковой пам€ти в RAID массивах, а так же продумать процедуру архивировани€ и восстановлени€.

ѕередача больших объЄмов информации требует обеспечени€ высокой скорости передачи данных по сети между клиентскими машинами и сервером. »наче пользовател€м работать с медленной системой будет неудобно, и внедрение электронного согласовани€ документов может потерпеть неудачу.

ќдним из важнейших аспектов успешного внедрени€ системы электронного согласовани€ договоров €вл€етс€ обучение пользователей, которые будут участвовать в этом процессе. Ѕез качественной подготовки пользователей эффект от внедрени€ электронного согласовани€ договоров будет сведЄн к минимуму, и даже может быть отрицательным. Ќеумение работать с электронными документами и привычка работать с бумажными может привести к тому, что на местах договора будут распечатыватьс€, исправлени€ делатьс€ на бумаге, а к работе в системе электронного согласовани€ будут привлекатьс€ дополнительные ресурсы, дл€ переноса замечаний из бумажных договоров в электронные. “акое положение дел ни только не сократит врем€ и затраты, но и ухудшит ситуацию за счЄт дополнительной нагрузки на сотрудников.

¬ виду специфики электронного согласовани€ договоров к автоматизированной системе электронного документооборота предъ€вл€ютс€ особые требовани€. Ќеобходимо чтобы система электронного документооборота позвол€ла использовать дл€ каждого вида согласуемого договора специальный шаблон, определ€ющий состав участников согласовани€, последовательность их участи€ в согласовании и сроки проведени€ согласовани€. »спользование шаблонов позвол€ет сократить врем€ на подготовку к электронному согласованию.

”добной возможностью €вл€етс€ графическое отображение модели согласовани€ и возможности еЄ настройки с помощью Ђмышиї. ¬ зависимости от настроек прав доступа в ходе согласовани€ в модель согласовани€ можно вносить изменени€. Ќаличие визуальной модели согласовани€ позвол€ет нагл€дно отобразить, кто и в какой последовательности выполн€ет согласование.

—истема электронного согласовани€ договоров должна уведомл€ть участников текущего этапа согласовани€ о назначении им заданий по согласованию договора и информировать об оставшемс€ сроке.

ƒл€ ускорени€ процедуры обработки замечаний необходимо чтобы согласующие лица могли вносить замечани€ непосредственно в текст согласуемого документа. ≈сли по каким либо причинам внесение правок в договор не возможно, то замечани€ должны вноситьс€ в специальный раздел карточки согласуемого договора. ¬ыполнить согласование договора за отсутствующего сотрудника может его заместитель.

ƒл€ сокращени€ сроков согласовани€ система электронного согласовани€ договоров должна обладать принципиальной возможностью выполн€ть параллельное согласование договора в разных службах. Ќапример, согласование договоров на подключение к электрическим сет€м может выполн€тьс€ одновременно в четырЄх службах (юридической, технической, финансовой, эксплуатационной). —огласование договора в каждой из служб может выполн€тьс€ по собственной схеме. ¬ ходе каждого согласовани€ могут уточн€тьс€ те или иные параметры договора, создаватьс€ новые версии. ¬ каждой службе может выполн€тьс€ повторное согласование независимо от состо€ни€ согласовани€ в других службах. ѕосле успешного завершени€ согласовани€ должен создаватьс€ итоговый пакет документов, который будет передан на подпись.

ѕри согласовании договоров много времени уходит на сбор, анализ и устранение замечаний, а так же на согласование условий с контрагентом. ”скорение данного процесса можно достичь за счЄт автоматического сравнени€ и сли€ни€ версий договоров на этапе устранени€ замечаний. —истема электронного согласовани€ договоров должна не только обеспечивать возможность автоматического объединени€ версий согласуемых договоров с возможностью прин€ти€ или отклонени€ тех или иных замечаний, но и обеспечивать возможность отката к одной из предыдущих версий.

Ќемаловажным значением дл€ ускорени€ электронного согласовани€ договоров €вл€етс€ возможность предоставлени€ согласующему лицу возможности проанализировать устранение его замечаний при повторном согласовании. ƒл€ этого система электронного документооборота при выполнении повторного согласовани€ должна направл€ть согласующему лицу текущую версию договора и предыдущие версии с замечани€ми данного согласующего лица.

Ёлектронное согласование договоров не возможно без полноценной системы контрол€. ¬недрение электронного согласовани€ должно максимально поддерживатьс€ средствами контрол€ системы электронного документооборота. ¬ случае просроченности задани€ по согласованию договора система должна уведомл€ть согласующего и контролЄра процесса.  роме автоматических уведомлений согласующим лицам, индикации статусов и сроков согласовани€ по каждому согласующему система документооборота должна обеспечивать учЄт фактических сроков согласовани€. Ёто позволит сравнить плановые и фактические показатели, вы€вить Ђузкиеї места и предложить оптимальные схемы электронного согласовани€.

»спользование электронно-цифровой подписи при согласовании договоров позвол€ет исключить необходимость подписани€ итогового бумажного договора всеми участниками согласовани€. ѕрименение электронно-цифровой подписи позвол€ет гарантировать неизменность документа с момента его подписани€ и однозначно идентифицировать автора подписи.

—истема электронного документооборота должна блокировать возможность изменени€ согласованного договора на всех следующих этапах работы с документом.

—истема электронного документооборота ESCOM.BPM полностью соответствует вышеперечисленным требовани€м и обеспечивает весь необходимый набор функций дл€ выполнени€ электронного согласовани€ договоров.

ќќќ Ђћаксфиллї

www.escom-bpm.com

пїњ

–†–µ–Ї–ї–∞–Љ–∞ –љ–∞ —Б–∞–є—В–µ

Пользовательского поиска